4 sätt att utveckla organisatoriska färdigheter

Innehållsförteckning:

4 sätt att utveckla organisatoriska färdigheter
4 sätt att utveckla organisatoriska färdigheter

Video: 4 sätt att utveckla organisatoriska färdigheter

Video: 4 sätt att utveckla organisatoriska färdigheter
Video: 3 ways to create a work culture that brings out the best in employees | Chris White | TEDxAtlanta 2024, Mars
Anonim

Det finns få färdigheter som är viktigare än att vara organiserad. När du har lärt dig att bli organiserad kan du ta med dig dessa färdigheter i din skola, hem eller arbetsliv. Var produktiv och undvik stress genom att utveckla goda organisatoriska färdigheter.

Steg

Metod 1 av 4: Få organisatoriska färdigheter i skolan

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 1
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 1

Steg 1. Skaffa en rymlig ryggsäck

En bra ryggsäck med flera fack kan hjälpa din organisationsutveckling. Förvara böcker i en ficka, uppdrag och klassmappar i en annan och skolmaterial som pennor och miniräknare i en annan.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 2
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 2

Steg 2. Anteckna i klassen

Du kan använda flera anteckningsböcker (en för varje klass) eller bara en stor anteckningsbok som är uppdelad i sektioner med avdelare för varje klass. Lyssna noga på dina lärare eller professorer och skriv relevant material i motsvarande anteckningsböcker.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 3
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 3

Steg 3. Organisera evenemang och uppdrag i skolarbetet

Lägg alla dina tilldelade läxor, tester och projekt i en lista. Beställ dem senast. Till exempel, om dina matematiska läxor ska göras imorgon, är ditt historisktest om fyra dagar och dina fysikläxor ska ske om två dagar, slutför dina matematikläxor, sedan dina fysikläxor och studera sedan för ditt historisktest.

  • Om du har två uppdrag på samma dag, gör det enklaste först. På så sätt kommer du att få det ur vägen och ha en prestation under ditt bälte för att hålla din fart och motivation hög.
  • När du får nya uppdrag, projekt och tester, skriv ner dem i en daglig anteckningsbok. I slutet av dagen, konsultera anteckningsboken och se över din större lista över befintliga uppdrag och tester genom att införliva de nya uppdragen.
  • Skaffa en planerare. En planerare är en speciell anteckningsbok som är särskilt utformad för att hjälpa dig att schemalägga din tid och hålla förfallodagar för tester, läxor och projekt organiserade.
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 4
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 4

Steg 4. Använd mappar för att hantera dina uppdrag

Du kan ha en mapp för varje klass. Använd mappar med olika färger och försök att matcha dem med omslagen till motsvarande lärobok för den klassen.

Inom varje mapp är det bra att ha (minst) två fickor. Du kan använda en ficka för genomförda uppdrag som du vill lämna in, och en ficka för uppdrag som du inte har slutfört och behöver slutföra. Om du har en tredje ficka i din mapp, placera returnerade och betygsatta uppgifter där

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 5
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 5

Steg 5. Lägg klisterlappar på viktiga dokument

Om du har färgade klisterlappar behöver du inte ens skriva om dem. Till exempel kan du placera en rosa klisterlapp i en textbok med hälften av den som sticker ut över överkanten på en sida som du vill studera senare. Du kan tillämpa en grön lapp på uppdrag som ska betalas nästa vecka. Använd ett system som är vettigt för dig för att ange förfallodatum eller viktnivåer.

Om du använder ofärgade klisterlappar, skriv relevant information på lappen. Du kan till exempel skriva”Förfaller tisdagen den 2 november” för att hjälpa dig att komma ihåg när något är på gång

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 6
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 6

Steg 6. Använd färgpennor eller highlighters på viktiga passager

När du försöker identifiera huvudidén med en text eller viktig information inom ett givet stycke, spåra under den med en färgpenna eller gå över den med en markering. På så sätt dras ditt öga automatiskt till det när du bläddrar igenom texten senare.

Skriv inte i läroböcker som du inte äger

Metod 2 av 4: Främja organisatoriska färdigheter på jobbet

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 7
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 7

Steg 1. Identifiera vad du vill uppnå genom organisation

Vill du jobba snabbare? Vill du lägga mindre tid på att leta efter dokument eller filer? Organisatoriska färdigheter kan förbättra många aspekter av ditt arbetsflöde. För att hjälpa dig att hålla fokus på de bästa stegen för att avhjälpa dina oorganiserade arbetsvanor, tänk på hur slutresultatet av ett mer organiserat kontor eller en arbetsyta kan se ut.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 8
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 8

Steg 2. Börja utveckla organisatoriska färdigheter med små, praktiska steg

Uppgiften att utveckla organisatoriska färdigheter kan ta tid. Dela upp den i mindre, mer hanterbara bitar för att lindra bördan. Försök att integrera minst en ny organisationsteknik i ditt arbetsflöde varje dag.

  • Till exempel kan du börja med att organisera skrivbordslådan. Nästa dag kanske du börjar med att organisera dina lagringsmappar och filer. Den tredje dagen kan du prova att ombeställa din projektkö så att de arbetsprojekt som väntas komma så snabbt som möjligt.
  • Tänk på ditt arbetsutrymme och hitta små sätt att bli mer organiserad varje dag.
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 9
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 9

Steg 3. Arbeta först med de mest pressande uppdragen

Ge varje uppgift eller projekt en separat mapp och beställ dem efter förfallodatum eller vikt. När du har avslutat ett projekt, tömma mappen och papperskorgen som du inte behöver igen.

Om du är osäker på vilka uppdrag som är mest angelägna eller behöver mer tid att arbeta med något, fråga din chef vilka uppgifter som är helt avgörande och vilka som kan skjutas upp

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 10
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 10

Steg 4. Kassera röran

Du har förmodligen många saker i din skåp eller arbetsyta som inte har något att göra med ditt arbete. Återvinn den, släng den eller ta hem den. Till exempel bör din avhämtningsmeny från den lokala kinesiska joint återvinnas. Även vissa arbetsrelaterade dokument eller objekt bör tas bort. Du behöver till exempel inte två saxar eller två häftapparater. Hitta en lämplig plats för de extra sakerna i din arbetsyta.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 11
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 11

Steg 5. Använd one-touch-regeln

One-touch-regeln kräver att du antingen kasserar, arkiverar eller agerar på ett givet memo eller dokument (genom att till exempel svara på det) omedelbart. Genom att hantera inkommande dokument omedelbart undviker du uppbyggnad av olästa dokument.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 12
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 12

Steg 6. Lägg gamla dokument som du måste konsultera igen i mappar

Märk varje mapp tydligt enligt dess innehåll. Till exempel kan du märka en mapp "Budget - 2012" och placera allt som rör budgeten 2012 i den mappen.

Förvara eller lagra inte dokument som du inte behöver igen

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 13
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 13

Steg 7. Hitta ett lämpligt lagringsutrymme för nödvändiga dokument

När du har arkiverat dina gamla dokument, hitta ett sätt att lagra dem. Du kan förvara dem i små plastlådor eller i vertikala arkivskåp. Oavsett vilken metod du väljer, se till att de är beställda på ett sätt som är vettigt för dig.

Ditt företag eller din arbetsgivare kan ha ett protokoll för att lagra nödvändiga dokument. Fråga om du är osäker

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 14
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 14

Steg 8. Gör checklistor

Varje dag, utarbeta en lista över allt du behöver göra den dagen. Ranka objekten från de mest till minst viktiga. De viktigaste sakerna är de som du behöver göra, eller saker som har en tidsfrist eller tidsgräns. De minst viktiga sakerna är de som kan vänta till en annan dag om det behövs.

  • Till exempel, om du måste hämta hunden från veterinären, köpa mat och läsa en bok, bestäm sedan vilken som är viktigast (hämta hunden) och bestäm sedan vilken av de återstående två sysslorna du helst vill göra.
  • Planerare är bra verktyg för att hantera din tid. En bra planerare kommer att ha både en kalender och en daglig vy, så att du kan lägga till mer detaljer för saker du behöver göra.

Metod 3 av 4: Att lära sig organisatoriska färdigheter hemma

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 15
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 15

Steg 1. Rengör regelbundet

Du kan dela upp hushållsuppgifterna permanent eller välja att rotera saneringsuppgifter. Att hålla huset rent med eller utan en hel familj tar mycket energi och kan hjälpa till att utveckla planerings- och organisationsförmåga.

  • Om din familj väljer att permanent tilldela rengöringsuppgifter kan du diska varje kväll, någon annan kan tvätta och någon annan kan städa.
  • Om du väljer att tilldela rengöringsuppgifter roterande kan du använda en kalender för att spåra vem som är ansvarig för vad och när. Du kan skriva "Bobby, disk / Sandra, tvätt / Mike, dammsuga" på söndagen i en vecka. Nästa söndag kan du skriva "Sandra, diskar / Mike, tvätt / Bobby, dammsugning."
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 16
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 16

Steg 2. Lägg undan saker när du är klar med dem

Allt ska ha en ordentlig plats tilldelad det. När du har använt något, placera det tillbaka där det hör hemma. Lägg till exempel salt och peppar på bordet där de hör hemma och lägg smutsiga diskar i diskbänken när du ätit klart. Uppmuntra resten av ditt hushåll att göra likadant.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 17
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 17

Steg 3. Välj ett särskilt studie- eller arbetsutrymme

Studera eller arbeta i ett tyst, rent och väl upplyst utrymme. Det kan vara bra att ha ett skrivbord eller bord att arbeta på. Förvara lådorna med små behållare som innehåller användbara material som pennor, suddgummi och gem.

Försök att hålla ditt studieutrymme fritt från distraktioner som TV och videospel. Detta kan göra det lättare att hålla sig organiserad och fokuserad på ditt arbete

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 18
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 18

Steg 4. Välj en specifik tid för att studera

Avsätt tid för att studera för tester och göra dina läxor. Helst bör du studera vid samma tidpunkt varje dag. Tänk på ditt schema och välj en tid då du kommer att känna dig fräsch och motiverad att få lite arbete gjort. Den bästa tiden att studera är vanligtvis inte direkt efter skolan. Försök att vänta till strax efter middagen så att du har lite tid att koppla av, duscha eller prata med dina vänner.

Till exempel, om du kommer hem klockan 3:00 varje dag och gillar att ha ett mellanmål och chatta med dina föräldrar, avsätt tid från 6:00 till 8:00 eller så till jobbet. Förläng studietiden om du behöver

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 19
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 19

Steg 5. Upprätt en vanlig sänggåendet

Att få tillräckligt med sömn är alltid en utmaning. Att ha en vanlig sängtid och väckningstid gör det lättare. Ställ in en väckarklocka så att du vaknar vid samma tid varje morgon. Ställ vid behov en väckarklocka för att indikera när du ska gå och lägga dig också.

  • Med en vanlig läggdags kan det vara lättare att vakna upp helt utvilad och undvika kryptering för din frukost, böcker, uppdrag, ryggsäck eller resväska.
  • Vuxna måste sova minst sju timmar varje natt. Sikta på att få minst så många timmars sömn. Till exempel, om du vill vara upp klockan 8:00 varje morgon, lägg dig i sängen vid midnatt för att ge dig själv tid att somna.

Metod 4 av 4: Utveckla organisatoriska färdigheter med teknik

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 20
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 20

Steg 1. Utnyttja tekniken

Telefoner, datorer och surfplattor har många användbara organisationsverktyg. Till exempel kan du använda telefonens kalender för att skapa automatiska påminnelser om att en viss uppgift snart ska göras eller att ett möte kommer. Även om dessa verktyg kan ha en liten inlärningskurva, kan du använda dem för att utveckla dina organisatoriska färdigheter.

  • Du kan också ladda ner användbara organisationsappar som hjälper dig att utveckla organisationskunskaper. Things är en app som hjälper dig att skapa checklistor och bryta ner komplexa uppgifter i enkla steg. RescueTime är en annan användbar app som hjälper dig att hålla reda på din tid när du är online genom att övervaka och rapportera till dig vad du tittar mest på.
  • Förutom kalendern kan du organisera namn, telefonnummer, e -postadresser och hem- eller företagsadresser med din telefon.
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 21
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 21

Steg 2. Organisera dina elektroniska filer

Skapa en mapp som heter varje uppgift eller klass du måste lägga till arbete på. Till exempel kan du skapa tre mappar märkta "Historia", "Engelska" och "Sociologi". I varje mapp kan du lägga till nya mappar med datum för varje vecka med uppdrag du har.

  • Du kan till exempel skapa en mapp med titeln “6/6 - 6/10/2016” för att hantera alla dina uppdrag som skrivits mellan datumen som anges i mappen.
  • Alternativt kan du bara behålla alla dina filer på ett visst projekt eller ämne i en mapp och använda operativsystemets inbyggda organisationsalternativ för att sortera filerna efter skapelsedatum.
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 22
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 22

Steg 3. Använd one-touch-regeln för e-post

När du får ett e -postmeddelande, svara omedelbart på det om det behövs, eller arkivera det om du tror att du kommer att behöva det i framtiden. Ta bort gamla meddelanden som du inte behöver igen. Kontrollera din e -post minst en gång om dagen för att se till att de inte hopar sig. Ju fler e -postmeddelanden du har, desto mindre sannolikt är det att du vill (eller kunna) sitta och kolla dem alla.

Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 23
Utveckla organisatoriska färdigheter Steg 23

Steg 4. Använd en digital klocka

En klocka hjälper dig att hantera din tid. Utan en klocka kommer du hela tiden att leta efter en klocka eller glömma tiden helt och hållet.

Ställ in timern på klockan för att ringa när du behöver övergå till en annan uppgift. Faktor in den tid det tar att göra sig redo och resa till din nästa destination efter behov. Till exempel, om du måste vara i skolan klockan 8:00, kan du ställa klockan på till exempel 7:30 så att du hinner förbereda dig och resa dit

Rekommenderad: