Att planera ett rådhusmöte om en hälsofråga är i grunden inte annorlunda än att planera ett rådhus om någon annan fråga, förutom i publikens sammansättning och typer av paneldeltagare som kommer att tala evenemanget. Ändå finns det mycket som går åt till att planera ett rådhusmöte av något slag framgångsrikt. Du måste arbeta hårt, rekrytera viktiga intressenter och se till att du har gett dig tillräckligt med ledtid för att säkra pressens och samhällets uppmärksamhet.
Steg
Del 1 av 3: Att lägga grunden
Steg 1. Bilda en planeringskommitté
Tanken bakom en planeringskommitté är styrka i antal. Det finns få frågor som rör hälso- och sjukvård som inte berör mer än en organisation. Du måste identifiera andra organisationer inom samhället som berör din fråga, övertyga viktiga medlemmar om fördelarna med ett rådhus och rekrytera dem till din planeringskommitté.
- Till exempel, om din fråga var barndomsnäring, kan vissa samhällsorganisationer som berörs av den frågan vara skolor, barnläkare, matbanker, kyrkor, bönder och dagvård.
- Självkampanj kan vara en extremt övertygande motivator. Närma sig målorganisationer från en utsiktspunkt som förklarar hur deltagande i stadshuset kan vara till fördel för dem specifikt.
Steg 2. Lokalisera frågorna
Det är mycket lättare att oroa sig för ett problem som påverkar dig direkt. För att göra ämnet i ditt rådhus mer omedelbart och övertygande, betona den lokala effekten av frågan snarare än den nationella eller globala effekten.
- Till exempel, om din stad eller stat har en hög hiv -infektion eller hög fetma, bör du betona problemen som din ort kommer att möta som ett resultat snarare än de problem som kommer från HIV -diagnos eller fetma i allmänhet.
- Så du kan säga: "Philadelphia City kommer att få betala 3,5 miljarder dollar mer i sjukvårdskostnader under de kommande 15 åren på grund av vår höga fetma", snarare än "Fetma leder till högre sjukvårdskostnader."
Steg 3. Identifiera målen
Målen för ditt möte kommer att diktera formatet, vem du bjuder in och hur du kommer att marknadsföra det. Begreppet "rådhus" betyder bara en typ av möte där öppna frågor och svar från allmänheten utgör huvuddelen av mötet.
Syftet med ditt möte kan vara informativt, förespråkande för en viss position eller att ge feedback till politiska kandidater. Även om politiska kandidat- och påverkansmöten förmodligen lockar mest uppmärksamhet, är de inte nödvändigtvis det som är bäst för din fråga. Till exempel, om opinionen strider mot din organisations politiska mål, kan ett informationsmöte vara en bättre strategi för att ändra åsikter för att passa dina behov
Steg 4. Välj ett format
Det traditionella formatet för ett stadshus är för en panel med tre till fem talare plus en moderator för att ge korta introduktioner som beskriver deras bakgrund och positioner. Sedan öppnar en moderator frågor för publiken. Även om publiken kan ställa frågor till en viss paneldeltagare, bör moderatorn fungera som en förmedlare, och om de anser att programmet skulle avanceras genom att ställa samma fråga till flera paneldeltagare, borde de göra det. Andra format kan inkludera:
- Ett rent frågeformat. Detta kan vara bra för en kandidats forum.
- Ett anonymt frågeformat, där frågor skickas i förväg, och moderatorn väljer vilka frågor som ska presenteras för panelen. Detta format kan vara bra för kontroversiella ämnen.
Del 2 av 3: Dra ihop mötet
Steg 1. Välj plats, datum och tid
Platsen för mötet bör vara på en centraliserad, neutral, handikappanpassad plats. Kyrkor, bibliotek, regeringsbyggnader och samhällscentra är alla bra val. Se till att det inte står i konflikt med ett annat populärt samhällsevenemang och håll det vid en tidpunkt då många människor kommer att kunna delta-helgen, eller om under veckan, på kvällen.
- En bra tumregel är att alltid välja en plats som är lite för liten. En fullsatt plats skapar intryck av aktivitet och popularitet, vilket alltid är bättre än alternativet.
- Gör evenemanget gratis eller till en nominell kostnad, men uppmuntra deltagarna att RSVP-en Facebook-sida, en e-postadress eller ett telefonnummer att ringa är enkla, billiga sätt att göra det. Antag att två tredjedelar av "maybes" inte dyker upp.
- Se till att du har en annan mötesplats om din planerade plats faller igenom.
Steg 2. Bjud in paneldeltagare
Paneldeltagarna är en av de viktigaste faktorerna som bidrar till ett rådhus framgång eller misslyckande. Även om det är bäst att ha anmärkningar på din panel, är det inte alltid ett alternativ. Det näst bästa är att ha paneldeltagare som representerar anmärkningsvärda organisationer och/eller paneldeltagare med anmärkningsvärd bakgrund-det ger evenemanget mer trovärdighet.
- Se till förtroendevalda, akademiker, ledare i kyrkor och samhällen och behandlare.
- Detta är ett annat område där en mångsidig planeringskommitté kan vara till nytta. Ju mer långtgående band medlemmarna i planeringsgemenskapen har, desto mer sannolikt är det att du kommer att kunna använda en mångsidig och spännande panel av experter.
- Diskontera inte personlighetsfaktorn när du bjuder in paneldeltagare. Paneldeltagarna borde vara tillräckligt trovärdiga för att få folk till stadshuset, men de ska vara tillräckligt spännande för att folk ska prata om ditt rådhus långt efter att det är över.
Steg 3. Rekrytera en moderator
Moderatorer är en annan viktig faktor för ett rådhus framgång. Moderatorn måste ha respekt för paneldeltagarna och publiken, tillsammans med temperamentet för att dämpa spänningar och påskynda diskussionen.
Tänk på en moderator som en MC-de borde vara karismatiska, men inte så karismatiska att de överskuggar paneldeltagarna eller dominerar diskussionen. Medlemmar i media, pensionerade domare och advokater och präster kan vara bra kandidater
Steg 4. Kortfatta paneldeltagarna
Se till att dina paneldeltagare känner till stadshusets format, de andra paneldeltagarna, det förväntade valdeltagandet och ämnena på agendan. Så länge de är villiga, förbered dem för att prata med media efteråt.
Det är en bra idé att få dina paneldeltagare att anlända fyrtiofem minuter till en timme i förväg så att du kan gå igenom formatet och ämnen en sista gång
Steg 5. Sätt ihop en personal
Vissa nyckelpersoner kommer att behövas för att mötet ska fungera smidigt. Du bör ha någon att prata med media, få plats med gästerna och skicka ut material som att träffa agendor för paneldeltagarna och gästerna.
Allt detta är fina jobb för volontärer
Steg 6. Förbered material i förväg
Oavsett storleken på ditt möte behöver du tryckt material för att svika ut för gäst, press och paneldeltagare. Den typ av möte du kör kommer att diktera de specifika typerna av material. Till exempel:
- Om du håller ett informationsmöte är det en bra idé att skriva ut handböcker eller broschyrer som kommer att beröra en del av informationen som du kommer att ta upp i stadshuset. Till exempel, om ditt problem är hiv i ditt samhälle, skriv sedan ut en räkning som innehåller en del viktig statistik om hivs påverkan lokalt.
- Ett rådhus med politiska kandidater eller tjänstemän kan innehålla information om kandidaternas eller tjänstemännens positioner och partier när det gäller din hälsofråga.
Del 3 av 3: Förberedelse inför mötet
Steg 1. Se till att media dyker upp
Pressen är avgörande för ett framgångsrikt rådhus. Oavsett om stadshuset är inriktat på problemfrågor, informationsspridning eller ett politiskt forum, kommer dess ryktbarhet att påverka framgången för dessa mål och din förmåga att sätta ihop rådhus i framtiden.
- Du måste skriva pressmeddelanden, identifiera de reportrar som täcker historier om hälsa, samhällsfrågor eller politik och kontakta dem regelbundet.
- Ett pressmeddelande är ett enkelt dokument som skickas till medieorganisationer som förklarar en händelse och varför den är anmärkningsvärd. Pressmeddelandet är vanligtvis mindre än en sida.
- Nyheter handlar om aktuella händelser, så du måste se till att du betonar för reportrar varför rådhuset är ett evenemang att täcka nu och inte senare. Till exempel är fetma alltid ett problem, men det gör bara nyheter när en studie släpps och påstår att den visar en annan anledning till varför den är dålig.
Steg 2. Nå ut till likasinnade organisationer
Medlemmar i din planeringskommitté, paneldeltagare och medlemmar i närstående organisationer som inte är en direkt del av stadshuset bör alla odlas för att publicera evenemanget.
Glöm inte att använda resurser som högskolor, sjukhus och myndigheter. Posta reklamblad som publicerar evenemanget på dessa platser. De kan vara ett bra sätt att öka närvaron
Steg 3. Slå sociala medier
Glöm inte det omfattande nätverket av frågegrupper på Facebook och andra sociala medier. Ta inte bara kontakt med tegel- och murbrukorganisationer med människor på lönelistan. Lägg upp på Facebook -grupper, bloggar och anslagstavlor för intresserade och närstående organisationer.
Se till att dina paneldeltagare och medlemmar också marknadsför evenemanget på Twitter, Facebook och Instagram
Steg 4. Sätt ihop presspaket
Ett presspaket skiljer sig från ett pressmeddelande genom att det är ett paket med material som ges till reportrar på dagen för en händelse snarare än en förmåga att täcka en händelse. Den bör innehålla:
- Pressmeddelandet.
- Biografier om paneldeltagarna och talarna.
- Information om ämnet, inklusive relevanta studier, statistik och personliga berättelser om drabbade individer.
Steg 5. Förvänta dig det oväntade
Ibland visar inte paneldeltagare. Ibland översvämmar demonstranter lokalen. En snöstorm kan svepa in i området från ingenstans. Som evenemangsplanerare måste du planera för dessa händelser genom att boka alternativa talare eller schemalägga alternativa datum.
- Om ditt rådhus överbelastas av demonstranter kan en ändring i format vara lämpligt. Om det ursprungliga formatet är öppen fråga och svar, få förhandsfrågor istället. Om demonstranterna är utanför, bjud in dem och ändra formatet för att gå vidare med frågor.
- Ställ in alternativa högtalare från din organisation eller deltagande organisationer om en schemalagd högtalare inte visas. Om rådhuset är ett forum mellan politiska kandidater, betonar det obevekligt för media-vilket får dem att önska att de hade dykt upp.
