Om du arbetar på ett medicinskt kontor, eller om du startar din egen praktik, är schemaläggning av patientmöten en av dina viktigaste uppgifter. Att hålla ditt mötesschema välorganiserat säkerställer att inga patienter går vilse i systemet och att både patienter och läkare har en trevlig upplevelse på kontoret. Samtidigt kan du maximera produktiviteten i ditt schema för att boka fler möten och öka ditt kontors intäkter.
Steg
Metod 1 av 3: Konfigurera ett mötesplaneringssystem
Steg 1. Låt patienter boka tid via telefon, personligen och online
På så sätt kommer du att se till att du får flest möjliga patienter och inte förlorar några potentiella patienter som inte kan boka tid på ett visst sätt. Genom att göra det möjligt för människor att boka tid online kan du också dra nytta av 24/7 onlineåtkomst och låta patienter boka tid efter timmar.
- Utöver denna ökade effektivitet rapporterar patienter i allmänhet också att de känner sig mer bekväma och mindre belastade av online-schemaläggning online än genom att boka tid via telefon.
- Det finns en mängd olika online -schemaläggningsprogram som du kan köpa för att använda på ditt kontor. Några av de mest populära programvarorna inkluderar AppointmentPlus, Booker och Thryv. Naturligtvis kan du också bygga din egen schemaläggningsprogramvara om du har kodnings- och utvecklingskunskaper!
Steg 2. Erbjud patienter flera tidsluckalternativ för deras möte
Du vill se till att du ger dina patienter så många alternativ som möjligt så att de kan välja den bästa tidsluckan för just deras schema. Detta kan tyckas självklart, men det är mycket viktigt för att hålla dina patienter nöjda och minska risken för att de måste avboka mötet på grund av en tidskonflikt.
Till exempel, i stället för att fråga en patient om tisdag klockan 1:00 fungerar för dem, ge dem möjlighet att välja en tillgänglig tidslucka som fungerar för dem, till exempel tisdag från 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, eller 4: 00-5: 00
Steg 3. Ta ner varje schemalagd patients kontaktinformation
Du måste kunna kontakta dem för att påminna dem om ett kommande möte eller boka om nästa bokning. Se till att du frågar efter personens telefonnummer, e -postadress och postadress när de bokar sin tid första gången.
Om personen gör mötet personligen eller via telefon, be dem bara om denna information. Om de bokar tid online, se till att inkludera ett område i din onlineportal för patientkontaktinformation
Steg 4. Skicka påminnelser till patienterna dagen före mötet
Om patienter glömmer sin tid och inte dyker upp, leder detta till ett stort block av bortkastad tid i ditt schema. Att använda påminnelser minskar risken för att patienter inte dyker upp på sina möten och hjälper därmed till att förhindra detta slöseri med tid.
- Att ringa eller skicka sms till patienter är den bästa typen av påminnelser, eftersom de är mer benägna att märka ett inkommande samtal eller text än att de får se ett nytt e -postmeddelande på kort tid.
- Att använda ett påminnelsessystem kan också öka avbokningen och omplaneringen av oönskade möten, vilket kan leda till att patienter känner sig mer kontrollerade och därmed mer nöjda med sina mötestider.
Steg 5. Ha en bestämd tidtabell för ditt kontor
Om du inte enbart ansvarar för att upprätthålla mötesschemat för ditt kontor, anlita eller utse någon till att vara den huvudsakliga möteschemaläggaren. Att placera ansvaret för att boka möten med 1 person kommer att möjliggöra ett mer regimenterat schemaläggningsförfarande och leda till ett schema som bättre återspeglar patientens behov och individuella läkares preferenser.
Till exempel, om 1 person ansvarar för schemaläggning av möten, kan de fokusera på saker som att matcha specifika patienter eller tillstånd med specifika läkare istället för att dela uppmärksamheten mellan flera uppgifter
Metod 2 av 3: Triaging patienter inom schemat
Steg 1. Gruppera patienter med liknande tillstånd eller problem samma dag
Läkare uppskattar i allmänhet att behandla liknande patienter back-to-back, eftersom det ger konsekvens i deras jobb och sätter dem i ett mer fokuserat medicinskt tänkande. Således kommer att organisera ditt mötesschema på detta sätt både göra läkarna på ditt kontor lyckligare och göra det möjligt för dina patienter att få effektivare behandling.
Till exempel, om det finns flera patienter som schemalägger möten för hudsjukdomar under en viss vecka, försök att ställa in det så att deras möten alla faller samma dag i veckan
Steg 2. Använd ett triageldiagram för att prioritera möten baserat på allvar
Diagrammet bör innehålla kriterier som rapporterade symptom, utnämningshastighet och möteslängd. När du lägger till ett nytt möte i schemat, se detta diagram för att avgöra om du ska boka mötet samma dag, de närmaste dagarna eller inom de närmaste veckorna.
- Till exempel, om en person ringer för att boka tid och rapporterar symptom som intensiv smärta och andfåddhet, passa in dem i schemat så snart som möjligt eftersom deras tillstånd kan vara mycket allvarligt.
- Om det inte finns utrymme i schemat för att träffa någon med akut tillstånd direkt och du måste boka om en annan patients tid kan du också använda diagrammet för att avgöra vilka möten som kan skjutas upp.
Steg 3. Undvik att dubbelboka nya patienter och patienter med komplexa problem
Dessa möten kommer att kräva mer tid och uppmärksamhet än återvändande patienter kommer att behöva. Schemalägg istället”inskrivna” patienter som kräver lite uppmärksamhet tillsammans med nya patienter, så att sjuksköterskor kan utföra den första incheckningen på en ny patient medan läkaren arbetar med den inskrivna patienten.
- Även om dubbelbokning på detta sätt kan hjälpa dig att se fler patienter på en dag, kan det leda till att du stöter på problem när oväntade omständigheter uppstår. Håll dubbelbokning till ett minimum för att undvika problem.
- Schemaläggning av”inarbetade” patienter är också ett bra sätt att triagera patienter utifrån deras behov och lämna mer mötesplats för dem med allvarligare problem.
Steg 4. Planera ditt schema kring säsongsvariationer i patientbehov
Baserat på din kundkrets demografi kommer du förmodligen att se massor av möten bokas vid samma tid på året regelbundet. Använd tidigare erfarenhet för att förutsäga för dessa säsongsvariationer och lämna tillräckligt med utrymme i schemat för att tillgodose dina patienters behov.
- Till exempel kan du se ett stort antal människor planera kontroller för sina barn i början av ett nytt läsår, vilket kommer att kräva att du försöker lämna plats för dessa möten före och efter skolan varje dag.
- I allmänhet inkluderar de mest hektiska tiderna på året för läkarkontor början på ett nytt läsår (dvs. augusti), allergisäsong (dvs. april-juni) och influensasäsong (dvs. oktober-februari).
Metod 3 av 3: Upprätthålla ett effektivt mötesschema
Steg 1. Skapa en veckotidslinje för att organisera ditt schema runt
Din tidslinje bör innehålla information om hur många patienter ditt kontor behöver schemalägga varje vecka, hur många timmar personal kan arbeta och hur många dagar en patient kan vänta innan han träffar en läkare. Att ha denna information på din tidslinje hjälper dig att balansera patientbehov med dina kontorsarbetare.
Om du till exempel vet att du redan har planerat tillräckligt med patienter för att möta ditt kontors behov i en vecka, kan du sedan prioritera schemaläggning av patienter som inte har brådskande tillstånd under nästa vecka
Steg 2. Anpassa modifierad vågplanering för att undvika patientuppbyggnad
I denna schemaläggningsmodell grupperas patientmöten nära början av timmen och slutet av timmen lämnas öppen. Med denna typ av schema fungerar det öppna utrymmet i slutet av timmen som en buffert för när möten löper längre än väntat eller andra oförutsedda omständigheter uppstår.
- Den modifierade vågschemaläggningsmodellen kommer att drastiskt minska patientens väntetider, vilket leder till större övergripande patientnöjdhet.
- Om du har ledig tid i slutet av timmen kan du använda den tiden för att hinna med andra uppgifter på kontoret, till exempel att arkivera pappersarbete, ringa telefonsamtal eller till och med hålla personalmöten.
Steg 3. Använd en väntelista för att undvika att förlora schemalagd plats efter en avbokning
Genom att ha en väntelista kan du lägga till patienter i schemat i sista minuten om en tidigare planerad tid avbokas. Detta kommer att minimera mängden tid och intäkter ditt kontor kommer att förlora när en patient avbryter dig.
Skapa din väntelista i ett digitalt format och ställ in den så att du omedelbart kan skicka ut ett sms eller e -post till patienter på listan när en schemaläggning öppnas. Detta är mycket mer effektivt än att behöva kontakta patienter på listan via telefon
Steg 4. Ange ankomsttider 20 minuter tidigare än avtalade tider
Detta kommer att ge personalen vid incheckningsstationen gott om tid att samla all nödvändig information från en patient innan de planerar ett möte med läkaren. Genom att organisera mötestider på detta sätt förhindras den typ av förseningar som kan leda till en hel dags schema.
