Förändringar i arbetsplatsförfaranden ger i allmänhet positiva resultat, vilket sparar tid och pengar för företaget eller främjar en mer positiv arbetsmiljö. Förändring är spännande för dem som lätt anpassar sig till det, men för vissa anställda kan förändring vara obekant, upprörande eller till och med skrämmande. De kan ha svårt att acceptera det okända, orsaka oro, eller de kan utveckla oro för att följa den nya policyn. Som ledare på arbetsplatsen är det ditt jobb att se till att alla övergångar går så smidigt som möjligt. Att lära sig att införa och implementera nya arbetsplatsförfaranden hjälper dina anställda att effektivt övergå till förändringarna samtidigt som de bibehåller hög arbetsmoral.
Steg
Del 1 av 3: Designa procedurförändringar
Steg 1. Var medveten om kostnaderna
Om du genomför en procedurändring för att spara pengar under de närmaste åren kan det verka som ett tydligt val. Men om den förändringen kommer att kräva en kostsam installation av ny utrustning, betydande omskolning av personal eller att anställa nya medarbetare för att ta nya roller, kan du behöva jämföra kostnaderna för att se om de överväger de långsiktiga besparingarna och fördelarna. Prata med en revisor om de relativa kostnaderna mot långsiktiga besparingar för att avgöra om ditt företag har råd att genomföra dessa förändringar, eller prova att utföra en enkel kostnads-nyttoanalys.
- En kostnads-nyttoanalys jämför de förväntade kostnaderna mot de förväntade fördelarna för att bestämma den bästa, mest kostnadseffektiva planen.
- För att göra en enkel kostnads-nyttoanalys, dela upp ett papper i två kolumner. Ange fördelarna i en kolumn och kostnaderna i den andra kolumnen. Jämför de två listorna för att se vilken åtgärd som är mest fördelaktig och kostnadseffektiv.
Steg 2. Gör det enkelt att introducera
Även om de procedurförändringar du introducerar radikalt kommer att förändra ditt företags verksamhet är det viktigt att göra dessa ändringar enkla att införa och genomföra. Om det är möjligt, försök att genomföra de nya ändringarna i etapper eller faser. På så sätt kommer dina anställda att ha lättare att anpassa sig och anpassa sig till de nya rutinerna.
Om möjligt, implementera förändringar på ett sätt som gör att anställda kan justera steg för steg. Prova att förskjuta de nya procedurförändringarna över flera veckor eller till och med månader för att möjliggöra optimal anpassning
Steg 3. Mät dess framgång
Betydande procedurändringar bör göras av en anledning. När du har bestämt varför du gör dessa ändringar är det viktigt att hitta ett sätt att mäta förändringarnas relativa framgång. Om ändringarna ska spara kostnader, ha en kostnadsjämförelse på plats för att utvärdera hur effektiva ändringarna har varit efter flera månader. Om ändringarna ska förbättra kundnöjdheten, gör undersökningar och håll koll på antalet återkommande kunder som är nöjda med de ändringar du har gjort.
Överväg att använda ett kostnadsfritt eller billigt finansiellt verktyg för att spåra ditt företags framgångar före och efter genomförandet av ändringarna. Du kan hitta gratisverktyg online som inDinero eller Corelytics, eller prenumerera på en mer ingående månadstjänst från samma leverantörer
Steg 4. Ha en flyktplan
Uppenbarligen är din förhoppning med de nya procedurförändringarna att det kommer att göra saker bättre på arbetsplatsen. Men vad gör du om det motsatta händer? Varje bra plan för procedurändringar bör ha en reservplan eller, om allt annat misslyckas, en flyktplan för att helt överge ändringarna.
- Bestäm om du kommer att gå tillbaka till de gamla procedurerna om de nya ändringarna misslyckas, eller om du kommer att implementera en reservplan. Om du väljer en reservplan, ha konkreta planer på plats för säkerhets skull.
- Du kanske vill undvika att berätta för dina anställda att du har en reservplan eller att du kan återgå till de gamla rutinerna. Att berätta om dessa saker kan få dig att verka svag eller ineffektiv som ledare, och det kan öka anställdas motstånd mot förändringarna om de vet att tillräckligt högt motstånd kommer att återföra saker till det de var.
Del 2 av 3: Bibehålla förtroende och kontroll
Steg 1. Förmedla din vision
Om du tror att de procedurändringar du gör kommer att förbättra företaget och/eller arbetsplatsen, meddela detta. Låt dina anställda veta hur du tänker dig företaget om ett år och beskriv strategierna (inklusive dessa procedurförändringar) som hjälper dig att få företaget dit du tror att det behöver vara.
- Dela din vision med dina anställda. Var tydlig och koncis när du beskriver vad du vill ha för ditt företag.
- Förstå dina anställda.
- Stärk dina anställda genom att låta dem uttrycka sina tankar, bekymmer och övergripande feedback om de förändringar du föreslår. Förlora dock inte ditt företags organisationsstruktur.
- Bestäm om det är bäst att kommunicera din vision och meddela förändringar personligen eller via e -post. Brådskande frågor lämnas bäst personligen, och skrivna/mejlade meddelanden kan lätt ignoreras.
EXPERTTIPS
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Steg 2. Sälj ändringen
Oavsett vilka procedurförändringar på arbetsplatsen du försöker genomföra, kanske det inte räcker med att bara säga till dina anställda "Så kommer det att vara från och med nu." Som ledare är det din roll att leda, och det innebär att du får dina anställda 100%bakom dig. När du har meddelat ändringarna säljer du dem till dina anställda. Hjälp dem att förstå varför dessa förändringar är bra för företaget och i slutändan bra för de anställda.
- Låt dina anställda veta din (eller företagets) motivation för att genomföra dessa förändringar. Om ändringarna kommer att spara pengar, säg det. Låt alla veta om de skapar en bättre arbetsmiljö. Oavsett motivationen, gör det klart att fördelarna med dessa förändringar kommer att uppväga kostnaderna och implementeringsproblemen.
- Peka på varför det gamla sättet att göra saker var felaktigt eller ineffektivt. Att ha en tydlig kontrast kan göra det lättare för medarbetarna att förstå varför den förändringen var nödvändig.
Steg 3. Ta bort eventuell osäkerhet
En av de största anledningarna till att anställda motstår förändring är rädslan de känner för det okända. Om det finns någon osäkerhet om hur den dagliga verksamheten kommer att fungera, eller om de mycket specifika roller du och dina anställda kommer att spela i dessa förändringar, måste du ta bort dessa osäkerheter. Du kan göra detta genom att förutse frågor, tvivel och farhågor som dina anställda kan ha och lindra dem innan de dyker upp.
- Var noggrann i din planering av hur verksamheten kommer att fungera och vilka (om några) förändringar som kommer att uppstå i dina anställdas roller. Låt dem veta att deras roller inte kommer att förändras, eller om deras roller kommer att påverkas på något sätt, så var tydlig med detta från början.
- Försök att utforma procedurförändringar på ett sätt så att anställda kommer att se dessa förändringar som en förbättring av hur de arbetar. Om du tar bort det tvivel som omger vaga procedurmeddelanden och omramar dessa ändringar som ett sätt att skapa en bättre arbetsmiljö eller en smidigare arbetsordning, kommer dina anställda troligen att vara mer ombord.
EXPERTTIPS
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Konsult för mångfald, jämställdhet och inkludering
Våra experter håller med:
När procedurförändringar genomförs och nya regler eller riktlinjer införs ska du vara tydlig med vilka aspekter av förändringen som inte kommer att förhandlas och som har flexibilitet inbyggd i dem. Till exempel kan du säga,"
Steg 4. Gör det rätt
Vissa företagsexperter rekommenderar att tidpunkten för ett procedurmeddelande kan vara den största faktorn för att få anställda ombord. Det finns ingen tydlig regel om när tidpunkten är rätt, eftersom varje situation och arbetsplats är annorlunda, men att vara medveten om hur förändringarna påverkar dina anställda kan hjälpa dig att tida meddelandet och genomförandet lite bättre.
- Om de nya förfarandena kräver ytterligare utbildning, försök att ta tid för genomförandet av dessa förfaranden på ett sätt som ger dina anställda tillräcklig tid att förbereda sig. Till exempel, meddela inte nya rutiner på en fredag om de träder i kraft på följande måndag. Det kan kräva att anställda kommer in under helgen för att träna eller kämpa för att ta reda på den dagen förändringarna går live.
- Meddela om det är möjligt några procedurändringar några veckor innan de kommer att äga rum. Detta kommer att ge alla en chans att läsa de nya förfarandena, förstå hur de skiljer sig från de gamla och lära sig att göra nödvändiga ändringar.
Del 3 av 3: Genomföra förändringar
Steg 1. Förlora inte ditt företags identitet
Procedurförändringar är vanligtvis bra, men de bör inte vara så radikala att dina anställda inte längre känner igen företaget - åtminstone inte över en natt. Kom ihåg att förutom tröst i det välbekanta kan många av dina anställda vara lojala och dedikerade till företaget för dess image/identitet eller sitt ursprungliga uppdrag. Det är okej att flytta dessa aspekter genom en långsiktig plan, men att göra radikala förändringar under en kort tidsperiod kan alienera eller oroa dina mest lojala medarbetare.
Steg 2. Sök inmatning
Dina anställdas tillfredsställelse kommer att vara en av de bästa mätarna av hur effektiva förändringarna har varit. Vissa anställda kommer naturligtvis att motstå förändringar oavsett vad som händer, men andra anställda kan tycka om den övergripande riktningen samtidigt som de har reservationer om hur dessa förändringar faktiskt genomförs.
- Ett enkelt sätt att säkerställa medarbetarnas tillfredsställelse och mäta eventuella framtida förändringar som kan vara nödvändiga är att be de anställda om feedback på förändringarna. Låt dem veta att även om du kanske inte är öppen för att vända ändringarna så värdesätter du medarbetares input och samarbete när det gäller hur dessa förändringar genomförs.
- Överväg att bilda en arbetsgrupp eller kommitté för att söka feedback om hur förändringarna genomförs och input om hur förändringarna kan genomföras mer framgångsrikt.
Steg 3. Belöna medarbetarnas prestanda
Ett sätt att hjälpa till att få anställda ombord med nya procedurförändringar är att generera kortsiktiga mål för dina anställda och belöna dem som uppfyller dessa mål. Det kan verka som ett obetydligt drag, men det kan hjälpa till att bygga stöd för förändringarna och väcka en stark önskan att genomföra dessa förändringar.
Tips
- Få dina anställda ombord och engagera dig i förändringar i rutiner så tidigt som möjligt.
- Försök att söka hjälp från anställda med planerings- eller implementeringsdelen av denna process.
- Uppmuntra flexibilitet på arbetsplatsen. Ju bättre dina anställda anpassar sig till förändringar, desto lättare blir denna process för alla.
