Vi vet alla att det är viktigt att vara organiserad på jobbet, men det är en pågående kamp för många människor. Tro det eller ej, att vara organiserad är inte så skrämmande som det kan tyckas. Några snabbkorrigeringar och några löpande lösningar gör det enklare än du kanske någonsin trott.
Steg
Metod 1 av 4: Hantera ditt utrymme och din tid
Steg 1. Övervaka dina aktiviteter
Tillbringa ett par dagar med att föra en dagbok eller logga över dina dagliga aktiviteter. Detta hjälper dig att se exakt vad du gör som du kanske inte ens inser, och det kommer att ge en första inblick i organisatoriska och produktivitetsluckor. Denna övning bör också göras med tanke på dina helhetsmål. Genom aktivitetsloggen kan du se vilka aktiviteter som kan slösa tid och vilka aktiviteter som faktiskt kan främja dina mål.
Steg 2. Bestäm dina produktivitetstider
Några av oss är morgonmänniskor, och några av oss krymper vid tanken på morgnar. Du kanske redan har en uppfattning om vilka tider på dygnet du är mest produktiv. Oavsett om du föredrar kvällar, morgnar, lunch eller strax före eller efter rusningstid på arbetsdagen, dra nytta av dessa tider för att maximera din produktivitet.
Steg 3. Prioritera dina uppgifter
Vi vet alla att vissa uppgifter är viktigare än andra, men vi prioriterar inte alltid dem därefter. Så utveckla ett rankningssystem genom att flagga eller visa viktiga uppgifter, till exempel, och var ärlig och flexibel. Använd påminnelser, antingen genom en digital kalender eller genom klisterlappar på din dator eller skrivbord. Lägg mer av din tid och energi på högst prioriterade objekt på din lista. Exempel inkluderar tidskänsliga uppgifter, till exempel saker som ska betalas i slutet av verksamheten eller i morgon. Du kan också prioritera att svara på kunder, chefer eller någon annan som betalar räkningarna. Och om du inte är säker på känsligheten eller vikten av en uppgift är det alltid bra att fråga.
Steg 4. Slå ut snabba uppgifter direkt
Alla uppgifter behöver inte prioriteras och schemaläggas för en framtida slutförande. Vissa uppgifter tar nästan lika mycket tid att planera eller schemalägga som de tar att utföra. Om så är fallet och du kan slå ut dessa uppgifter direkt, gör det på alla sätt! Att hantera snabba uppgifter omedelbart hjälper också till att förhindra förhalning.
Steg 5. Hantera rör och arbetsmaterial
Våra skrivbord går lätt från röriga till tornado platser, uppenbarligen hämmar organisationen. Vissa människor använder till och med en policy som endast är ren-desk. Även om det inte är absolut nödvändigt, vidta åtgärder för att rensa din arbetsyta.
- Declutter. Släng skräpet i soporna och arkivera dina material som behövs systematiskt. Tydligt rörigt när det är möjligt: under uppehåll på arbetsdagen, pauser eller mellan uppgifterna.
- Städa efter dig själv omedelbart. På det sättet är det i huvudet på dig. Dessutom undviker du den oundvikliga agitationen med att nuvarande röran blir en del av ditt framtida röran.
- Håll nödvändiga förnödenheter till hands. Allt runt omkring dig är förstås inte rörigt. Att ha nödvändiga verktyg tillgängliga sparar dig tid och utnyttjar ditt värdefulla utrymme.
Steg 6. Schemalägg aktiviteter och möten
Vissa människor schemalägger bara möten, men inte aktiviteter på deras att-göra-lista. Schemaläggning av de viktigaste uppgifterna samt möten kan vara till hjälp. Du kan också "satsa" dina dagar genom att ha möten bara på tisdagar och torsdagar, till exempel. Håll några hål i ditt schema också för kreativ tid för dig själv eller för att tillgodose det oväntade.
- Använd en arrangör och kalender. Dessa kan vara penna-och-papper-arrangörer, eller de kan vara programvarubaserade kalendrar och personliga assistentappar, till exempel iCalendar eller Google Now.
- Kategorisera dina aktiviteter. Kategorisering eller färgkodningsaktiviteter kan ge dig en snabb visuell påminnelse om vad som är viktigt var. Till exempel kan kategorier innehålla korrespondens, projekt, evenemang, möten, brainstormar och till och med raster eller träning och gymtid.
- Effektivisera din teknik. Online-arrangörer och e-postplattformar, till exempel Outlook, kan kombinera dina att-göra-listor, kalendrar och adresser. Detta ökar inte bara din effektivitet utan hjälper till att effektivisera ditt tänkande.
- Delegera där det är möjligt. I arbetsdagens galenskap är det lätt att glömma att du inte behöver göra allt själv. Delegera till en assistent eller, om du är särskilt överbelastad, be en kollega att göra ett bra jobb och hjälpa dig med en viss uppgift. Du kan alltid betala tillbaka dem senare när saker och ting saktar ner.
Metod 2 av 4: Hantera e -post systematiskt
Steg 1. Kontrollera e -post vid schemalagda tider
Vi behöver inte alla vara limmade i vår inkorg, eftersom många meddelanden faktiskt inte är så tidskänsliga som vi kanske tror. Om du arbetar i ett jobb som inte kräver omedelbar uppföljning av e-post, kontrollera din e-post vid schemalagda tider endast cirka tre till fyra gånger per dag.
Steg 2. Arkivera e -postmeddelanden
Använd arkivmappar och flaggor till din fördel istället för att låta meddelanden hopa sig i din inkorg. Mappar och undermappar i Outlook, till exempel, eller Gmails etiketter och flera inkorgar kan vara en tillgång. Om du till exempel är journalist kan dina mappar kallas Aktuella berättelser, Framtidsberättelser, Gamla berättelser, Intervjuer och källor och Platser och idéer.
Radera och arkivera. Arkivera viktig, gammal korrespondens och ta bort resten. I exemplet ovan är "Old Stories" journalistens arkivmapp. När du börjar radera gamla mejl kommer du att bli förvånad över hur många mejl som är mer värda papperskorgen än arkivskåpet. Vissa människor svär också vid "inkorg noll", vilket innebär att ha noll olästa e -postmeddelanden (eller noll e -postmeddelanden i din inkorg, punkt). Förutom att använda mappar och etiketter kan du uppnå inkorgen noll genom att använda din arkivfunktion, radera gamla e -postmeddelanden under stillestånd och använda e -postavvisande appar
Steg 3. Använd andra former av kommunikation när det är mer effektivt
Ibland kan ett snabbt telefonsamtal göra jobbet med tio fram och tillbaka e-postmeddelanden. Ring i så fall! Om du vet att ett e-postutbyte förtjänar en diskussion eller kommer att innebära betydande fram och tillbaka, ibland är det bättre att ringa. Du får ofta mer information över telefon, medan du och den andra parten i diskussionen undviker att skriva långa, tidskrävande mejl. Du kan till och med maila en kollega och säga”Jag har många frågor till dig om detta. Kanske skulle ett samtal vara enklare. Får jag ringa dig i 5?”
Steg 4. Begränsa avbrott
Även om strategiska avbrott är till hjälp, är avbrott under din arbetstid inte det. Avbrott kan bromsa dig, bryta din arbetsrytm och få dig att tappa tankegången. Så försök att använda bortmeddelanden och röstmeddelanden när du vet att du kommer att ha för fullt. Dessa verktyg är inte bara för när du inte fysiskt är på kontoret; de kan användas när du är för trång. Många människor har också en "öppen dörrpolicy", men du behöver faktiskt inte hålla din dörr öppen hela tiden. Du kan till och med lämna en vänlig lapp på dörren där det står”Pågående konferenssamtal” eller”Besatt. Skicka tillbaka senare eller mejla."
Steg 5. Använd molnet
Cloud computing är värt att överväga eftersom det kan vara billigare, skalbar, effektivare och lättare uppdateras. Innehåll som är tillgängligt i molnet är särskilt användbart eftersom du kan komma åt det på alla dina enheter: datorer, surfplattor, smartphones etc. Molnlagring fungerar också som en användbar primär eller sekundär form av digital säkerhetskopiering. Kontakta din IT -chef eller mjukvaruleverantör eftersom du kanske redan har en viss mängd ledigt diskutrymme tillgängligt i molnet eller tillgängligt för en liten årlig avgift.
Steg 6. Använd bokmärken online
De stora webbläsarna har alla bokmärkesfunktioner där du kan spara och organisera dina favorit eller mest besökta webbadresser för snabb och enkel åtkomst. Utnyttja dem så att du inte glömmer viktiga webbplatser för att leta efter nyheter eller branschuppdateringar.
Metod 3 av 4: Använda tiden till din fördel
Steg 1. Undvik multitasking
Alla experter verkar vara överens om detta. Även om det kan låta snabbt eller se coolt ut på TV, är multitasking inte effektivt och kan faktiskt skada din organisatoriska effektivitet. Istället ägna din fulla uppmärksamhet åt en uppgift i taget, hantera den och gå vidare till nästa objekt på listan.
Steg 2. Skapa ett schema eller en tidtabell för dig själv
Lyckligtvis kräver de flesta jobb inte att schemalägga allt i din dag till minut. Att hålla ett grundläggande schema för höjdpunkterna och de viktigaste uppgifterna och händelserna under din dag kan dock hjälpa dig att hålla dig på uppgiften.
- Ställ in tidsgränser för vissa aktiviteter. Vissa uppgifter kräver inga tidsgränser, men andra bör ha tidsparametrar för att öka din produktivitet. Tänk på uppgifter under hela dagen som tenderar att ta mer tid än nödvändigt och ge dem tidsgränser i framtiden.
- Budget extra tid för andra aktiviteter. Vissa uppgifter, som du har lärt dig av erfarenhet, tar vanligtvis längre tid än förväntat, men det är inte nödvändigtvis dåligt. För denna typ av aktiviteter, och för särskilt viktiga evenemang och möten, till exempel, budget extra tid före och efter.
Steg 3. Använd en timerapp, stoppur eller väckarklocka
Dessa kan vara effektiva verktyg när de används sparsamt. Vissa människor gillar att ställa in sina larm 10, 15 eller 30 minuter i förväg för att ge dem förvarning eller bufferttid före en aktivitet. Du kan också ställa in påminnelser.
Steg 4. Undvik att skjuta upp aktiviteter
Fråga dig själv om det är absolut nödvändigt att skjuta upp eller om den här trangen bara är ett exempel på förhalning. Om du känner det senare, skjut inte upp strömmen! Men i de fall då det är oundvikligt att skjuta upp hela eller delar av en aktivitet, var noga med att notera var du slutade och boka om med konkreta planer. Alternativt kan du komma med en beredskapsplan. Till exempel, om du måste avbryta ett personligt möte, kanske du kan hålla ett konferenssamtal eller webbkonferens istället.
Metod 4 av 4: Håll dig frisk fysiskt och mentalt
Steg 1. Ta pauser
Mental driftstopp är viktigt för vår produktivitet och hälsosamt för sinnet. Vi fastnar så hårt i vårt arbete ibland att vi inte slutar att ta välbehövliga pauser. Att ta pauser ger oss nödvändig vila som förbättrar vår produktivitet, men det ger oss också möjlighet att ta ett steg tillbaka och fråga om det vi har gjort är den mest effektiva användningen av vår tid.
Steg 2. Sov bättre
Utan ordentlig sömn kan du känna dig groggy, trött eller slö nästa dag, vilket kan skada ditt schema och effektivitet på jobbet. Sikta på sju till åtta timmars oavbruten sömn per natt.
Steg 3. Jämför dig inte med medarbetare
De flesta av våra medarbetares jobb skiljer sig från vårt eget, och alla har olika organisationsmetoder som fungerar för dem. En metod som är vettig och effektiv för en kollega kanske inte är den bästa metoden för dig och vice versa.
Steg 4. Acceptera att organisationen är en pågående process
Förvänta dig inte att vara perfekt. Organisationen pågår och kräver ständig uppmärksamhet. Du kommer inte att vara optimalt organiserad varje dag, men en liten organisation går långt för att öka din effektivitet.
