Enligt arbetsmiljölagen (OSHA) har dina anställda rätt att lämna in dig för ett antal arbetsrelaterade säkerhetsöverträdelser, inklusive användning av farliga material, brandskydd eller bullerexponering. Att veta hur man svarar på ett OSHA -klagomål och att ha en befintlig uppsättning rutiner på plats hjälper ditt företag att fortsätta sin verksamhet och uppfylla alla lagstadgade behov som klagomålet tar upp.
Steg
Del 1 av 4: Reaktion på det första telefonsamtalet
Steg 1. Få inte panik
Att få ett OSHA -klagomål kommer förmodligen att bli en chock för dig, men få inte panik! Allt du behöver göra är att vara lugn och respektfull, lyssna noga och följa instruktionerna, göra nödvändiga ändringar och skicka in ett svarsbrev som visar detta. Faktum är att ditt OSHA -klagomål bör lösas på några dagar.
Steg 2. Lyssna noga
När du får det första telefonsamtalet som meddelar dig om OSHA -klagomålet, lyssna mycket noga på representanten i telefonen. Undvik att ställa några frågor! Var helt enkelt så professionell du kan och skriv ner all information.
Steg 3. Avstå från att erkänna eller förklara någonting
Medan du är i telefon med representanten, avstå från att erkänna, förneka eller på annat sätt förklara någonting. Nu är det inte dags för det. Lyssna helt enkelt och ta in så mycket information du kan. Under detta telefonsamtal, håll tungan.
Du kan säga något som: "Jag kan varken bekräfta eller förneka dessa anklagelser" eller helt enkelt "Det är inte vår företagspolicy att svara direkt."
Steg 4. Uttryck äkta oro
När du har hört vad företrädaren har att säga, ta en stund och uttryck någon verklig, professionell oro. Illustrera att du tar detta klagomål på största allvar.
Du kan uttrycka din oro mycket direkt genom att säga "Jag tar detta klagomål på största allvar. Säkerheten för mina anställda och arbetsplatser är mycket viktig för mig."
Steg 5. Meddela din avsikt att följa
Förklara att du tänker granska anklagelserna noggrant när du får det officiella klagomålet och följa anvisningarna som anges i detta. Gör det klart att du kommer att göra allt som behöver göras för att lösa detta klagomål och rätta till situationen.
Du kanske säger, "Jag har all avsikt att undersöka detta och korrigera eventuella problem så snart som möjligt."
Steg 6. Tacka OSHA -representanten
I slutet av ditt telefonsamtal, var noga med att tacka representanten för deras tid. Detta hjälper till att stänga kommunikationen på en positiv och professionell nivå.
Del 2 av 4: Svar på klagomålet
Steg 1. Granska OSHA -standarderna som anges i brevet
Mycket snart efter ditt telefonsamtal bör du få en faxkorrespondens från OSHA. Detta är ditt officiella klagomål. Granska detta brev mycket noggrant och avgör klagomålets art.
Steg 2. Lägg upp en kopia av ditt klagomål
Enligt OSHA: s instruktioner måste du lägga upp en kopia av ditt klagomål på en företags anslagstavla, där alla anställda kan se det.
- Citatet måste förbli publicerat i tre arbetsdagar (inte inklusive helger eller helgdagar) eller tills problemet är åtgärdat.
- Detta måste göras även om du bestrider citatet.
Steg 3. Logga in och faxa tillbaka ditt "bokföringscertifikat
"När du har postat en kopia av detta brev där dina anställda kan se, underteckna det medföljande" Certifikat för utstationering "och faxa tillbaka det till det angivna numret. Förvara ditt faxkvitto som bevis.
Steg 4. Undersök anklagelserna
Titta igenom alla delar av OSHA -klagomålet så noggrant som du kan. Även om du är upprörd över klagomålet eller inte lägger mycket lager i dess legitimitet, leta efter områden som behöver åtgärdas eller förbättras.
Steg 5. Sätt igång din korrigeringsplan
När du har undersökt alla potentiella problem, ta fram en plan för att korrigera dem och sätt genast igång din plan. Anteckna viktiga ändringar med foton, kvitton eller annan dokumentation.
Del 3 av 4: Utarbeta ditt svarbrev
Steg 1. Agera snabbt
Du bör utarbeta ditt svarsbrev högst tre dagar efter att du fått ditt klagomål. När klagomålet har mottagits har du bara fem dagar på dig att helt ta itu med situationen och skicka ett svar, så slösa inte tid.
Steg 2. Använd ett tydligt format
Titta noga på hur ditt klagomål formateras, notera formuleringen som används och var uppmärksam på tonen. Du kommer att vilja matcha både formatet och tonen för brevet du fick.
- Adressera ditt brev som speglar informationen om det klagomål som du fick (inklusive namnet på en representant som undertecknade ditt klagomål).
- Inkludera ditt officiella klagomålsnummer i ämnesraden.
- Matcha ditt brevs hälsning med den som används i klagomålet.
- Ange dina avsikter med brevet (t.ex. att ta itu med anklagelserna och presentera dina resultat) i din inledning.
Steg 3. Begränsa dig till fakta
I resten av ditt brev, ange fakta så enkelt och tydligt som du kan. Det här är inte platsen att tala illa om en anställd, försöka förneka anklagelserna eller försöka skylla på andra. Ditt klagomål kommer att lösas snabbast om du bara tar upp avgifterna och förklarar vad du har gjort för att rätta till situationen.
Du kan till exempel säga "Den 5 november fick jag OSHA-klagomål nr 2845. Under de kommande två dagarna undersökte vi citat 1-3 och upprättade korrigerande åtgärder. Den 7 november korrigerade vi citat 1 (felaktig användning av dragskåp) genom att byta ut utrustningen (se bifogat kvitto och foto)."
Steg 4. Ge dokumentation
Skicka ditt brev tillsammans med eventuella kompletterande pappersarbete som hjälper dig att avsluta ditt ärende. Detta kan inkludera inköpsorder, kvitton, övervakningsresultat, kontaktinformation från leverantör/entreprenör, fotografier eller annat dokument som verifierar de ändringar du har gjort.
Steg 5. Skicka brevet
Se till att brevet skickas med certifierad post (med begäran om kvittensignatur) eller med en privat kurir. Glöm inte din femdagarsfrist!
Steg 6. Ring och följ upp
Om du inte har hört något om ditt klagomål i slutet av tre arbetsdagar efter ditt beräknade mottagningsdatum, ring och följ upp. Ha ditt ärendenummer klart och be om en statusrapport.
Steg 7. Förbered dig för en inspektion
Det är möjligt att en OSHA -inspektör kan dyka upp utan förvarning till din anläggning. Var snäll, professionell och artig och svara bara på specifika frågor som besvaras av inspektören.
Steg 8. Betala eventuella påföljder
Beroende på besvärets art och svårighetsgrad kan du också bli ombedd att betala en straffavgift. Denna sanktion måste betalas inom 15 arbetsdagar från mottagandet av citatet genom att skicka en check direkt till OSHA. Innan din betalning har mottagits kommer ditt ärende inte att lösas.
Del 4 av 4: Att bestrida en OSHA -klagomål
Steg 1. Begär en informell konferens
Om du funderar på att bestrida ditt klagomål uppmuntras det starkt att ringa och begära en informell konferens med en lokal OSHA -representant. Under denna konferens kommer du att kunna få en bättre uppfattning om typen av överträdelse, diskutera metoder för korrigering, diskutera lösningsalternativ och eventuellt till och med lösa omtvistade citat och straff.
Detta kan också göras om din avsikt är att följa helt eller om du inte är säker på vilken kurs du ska gå
Steg 2. Utkast och skicka ett meddelande om avsikt att tävla
”Om du har kommit fram till att någon del av klagomålet är ogrundat, eller om du inte håller med om antingen avgiften eller förminskningsdatumet, måste du lämna ett officiellt meddelande om avsikt att tävla inom 15 arbetsdagar efter mottagandet av ditt citat. Ditt brev måste ange exakt vad som bestrids-citatet, en del av citatet, avgiftsbeloppet eller datumet för minskning-så tydligt du kan. Skicka sedan detta meddelande med certifierad post.
Du kan till exempel säga "Jag vill bestrida citatet och straffet som föreslås för punkterna 2 och 3 i citatet utfärdat den 5 november 2015."
Steg 3. Vänta tills OSHRC planerar en utfrågning
Så snart ditt meddelande om avsikt att tävla har mottagits kommer ditt ärende officiellt att prövas. Dina minsknings- och avgiftsdatum kommer att avbrytas tills ett beslut har fattats och ditt ärende vidarebefordras till OSHRC. OSHRC är en oberoende byrå separat från arbetsdepartementet. OSHRC kommer att schemalägga en utfrågning för ditt ärende.
Steg 4. Delta i utfrågningen
När ditt hörseldatum är inställt kommer du att börja förbereda inför din hörsel och se till att du kan delta. Du kanske vill skaffa ett juridiskt råd, som hjälper dig att presentera ditt ärende. Både arbetsgivare och anställda är berättigade att delta i denna utfrågning.
Steg 5. Välj att acceptera eller överklaga beslutet
Vid denna utfrågning kommer ett beslut att antingen upprätthålla det ursprungliga citatet och avgifterna, ändra dem för att redogöra för din specifika tävling eller avfärda dem. Vardera parten har då möjlighet att acceptera beslutet eller överklaga för vidare utredning av OSHRC. Om ärendet fortfarande inte är löst skulle det gå vidare till Federal Circuit Court.
Tips
- Respektera dina anställdas rättigheter att lämna in ett OSHA -klagomål. 11 c) i arbetsskyddslagen förbjuder alla företag att släppa en anställd eller vända sig mot honom eller henne på grund av visselpipa eller inlämnande av ett OSHA -klagomål.
- Ställ inte frågor eller ursäkta när du arbetar med OSHA. Var istället okomplicerad och koncis med din kommunikation med dem, och hantera bara klagomålet.
- Om en OSHA -utredare dyker upp i ditt företag behöver du inte släppa in dem förrän all ledningspersonal är på plats. Informera alla receptionister och säkerhetsvakter om detta.
- Om problemet inte löses snabbt kan du söka advokat.
