Personliga filer kan enkelt och snabbt bli oorganiserade. Ju mer oorganiserade dina filer blir, desto svårare blir det att hitta dem igen i framtiden. För att göra dina personliga filer lättare att hitta och fila bort, vill du ta lite tid och ordna dem ordentligt. Det exakta systemet du använder är upp till dig. Det finns dock några grundläggande metoder för personlig filorganisation som du kan använda för att hjälpa dig att få ordning på dina filer.
Steg
Del 1 av 4: Använda de grundläggande organisationsmetoderna
Steg 1. Håll det enkelt
Poängen med att skapa ett arkiveringssystem är att göra det lättare för dig själv. Du vill undvika att göra ditt system alltför komplicerat eller förvirrande. Att hålla ditt system så enkelt som du kan hjälper dig att enkelt fila eller hämta alla dokument du kan behöva arbeta med.
- Arkivera bara bort det du behöver. Att lagra för mycket kan göra ditt system klumpigt och svårt att använda.
- Undvik onödig komplexitet i ditt filsystem.
- Släng filer som du är säker på att du inte längre behöver.
Steg 2. Använd rätt mängd djup i ditt system
Det kan vara frestande att skapa många olika kategorier och underkategorier för att dina filer ska passa in. Det är dock en bra idé att bara göra breda kategorier och bara använda så många som du absolut behöver. Att skapa för många kategorier kan resultera i ett klumpigt och ineffektivt arkiveringssystem. Se till att du skapar rätt mängd organisatoriskt djup i ditt system för att det ska fungera smidigt.
- Undvik att göra alltför detaljerade underkategorier för ditt system. Till exempel, "Kvitton, mat, bröd" skulle vara alldeles för detaljerat för att vara användbart.
- Att helt enkelt ha en kategori för månads- eller veckokvitton kan vara mer lämpligt för ditt arkiveringssystem.
- Att ha en sektion för klienter och sedan ordna dem i alfabetisk form är ett exempel på en effektiv djupnivå.
Steg 3. Gör dina filer enkla att hitta
Ditt arkivsystem kommer att ha stor nytta av att ha uppenbara visuella signaler som låter dig veta exakt var något lagras. Att göra delarna i ditt filsystem uppenbara hjälper dig att snabbt hitta ett objekt eller fila bort ett. Tänk på några av dessa tips när du får dina filer att sticka ut:
- Använd färgade mappar för att ange vissa kategorier eller sektioner.
- Försök att hålla en praktisk lista över färgerna och kategorierna du har tilldelat dem.
- Använd en etikettmaskin för att tydligt märka dina filer.
- Håll koll på nedskärningen av dina mappar. Försök att bara använda en mapp för varje kategori eller sektion.
Steg 4. Tänk på vilka typer av filbehållare du behöver
Innan du kan organisera dina filer måste du hitta något för att lägga dem. Exakt vilken typ av filbehållare du använder beror på mängden filer du måste lagra, hur viktiga de är, dokumentens dimensioner och hur ofta du behöver komma åt dem. Ta en titt på några av dessa tips för att få en uppfattning om vilka filbehållare som kan vara rätt för dig:
- Om du behöver förvara mycket viktiga dokument, överväg att köpa en brandsäker förvaringsbehållare.
- Att hitta Underwriters 'Laboratory -sigill på en behållare kan indikera att behållaren kommer att skydda dina filer i ungefär en timme vid en brand med temperaturer på 1700 grader Fahrenheit.
- För vanliga filer kanske du vill köpa ett enkelt arkivskåp. För känsliga eller konfidentiella filer, överväg att köpa ett säkrare arkivskåp eller ett värdeskåp.
- Du vill se till att din arkiveringsbehållare har tillräckligt med utrymme för alla dina filer.
- Om du har några ovanligt stora dokument, kontrollera att de kommer att kunna passa i din lagringsbehållare. Exempelvis kan dokument i laglig storlek påverka storleken på mappen och lagringsdimensionerna.
Del 2 av 4: Organisera dina dokument
Steg 1. Samla ihop alla dina dokument
Innan du kan börja organisera dina dokument vill du se till att du har alla dina dokument framför dig. Oroa dig inte för hur dina filer är organiserade eller arrangerade ännu. För närvarande samlar du ihop alla dokument som du tror måste lagras och gör dig redo att sortera dem.
- Ta ut äldre dokument som du redan har sorterat. Du kanske vill ordna om dem så att de passar in i det nya systemet som du skapar.
- Se till att du har samlat alla dina senaste dokument och är redo att sorteras.
Steg 2. Sortera dina filer i aktiva och arkiverade objekt
När du organiserar dina filer kan det vara bra att dela dem i två huvudkategorier: aktiva filer som du behöver arbeta med och arkivfiler som du behöver lagra. Detta hjälper dig att komma åt de filer du använder oftare och snyggt lagra de filer du inte behöver omedelbar åtkomst till.
- Aktiva filer är dokument som du fortfarande behöver adressera, referera till eller på annat sätt komma åt ofta.
- Arkivfiler är dokument som du inte behöver inom en snar framtid, men ändå måste spara.
Steg 3. Skapa och märka rätt kategorier för ditt system
När du har samlat dina filer på ett ställe kan du göra en snabb inventering av dem. Medan du granskar dina filer, notera de allmänna kategorierna som de kan passa. Skriv ner dessa kategorier för att skapa det grundläggande organisationssystemet som du kommer att använda för dina filer. Ta en titt på några av dessa vanliga kategorier för att få en uppfattning om vilka du kanske vill använda:
- Juridiska register med underkategorier som födelsebevis, dödsbevis eller vigselhandlingar.
- Finansiella dokument som täcker dina tidigare ekonomiska sammanfattningar, kreditkortsinformation, kreditrapporter eller årliga ekonomiska sammanfattningar.
- Fastighetsregister.
- Personliga handlingar som examensbevis, anställningsregister, hälsojournaler och försäkringar.
Steg 4. Arkivera bort långtidslagringsdokument
Lägg dokument som du har märkt som arkivfiler i din långsiktiga lagringsbehållare. Dessa filer kommer inte åt ofta, så se till att de är placerade i rätt kategorier i arkivsystemet för senare hämtning. Arkivfiler kommer sannolikt att utgöra majoriteten av dina arkiverade och organiserade dokument.
- Långtidslagring kan delas in i ytterligare två kategorier: permanenta filer och "döda" filer.
- Permanenta filer kan innehålla utbildningsdokument, anställningsdokument eller andra viktiga papper som du fortfarande kan behöva komma åt.
- ”Döda” filer är dokument som du kanske inte behöver komma åt igen. Gamla skatteregister kan passa i denna kategori. Kom dock ihåg att deklarationer ska sparas i sju år.
Steg 5. Lägg dina aktuella dokument i ditt aktiva dokumentavsnitt
Dokument som du kommer att använda ofta eller fortfarande behöver granska måste placeras i ditt aktiva dokumentavsnitt. Med det här avsnittet i ditt arkiveringssystem kan du snabbt komma åt dokument som inte är redo för arkivering. Följande är de fyra vanligaste aktiva dokumentkategorierna som du kan tänka dig att använda:
- Dokument som fortfarande behöver din uppmärksamhet.
- Dokument som du fortfarande behöver läsa eller granska.
- Räkningar som du fortfarande måste betala.
- Dokument som är redo att flytta till långtidsförvaring.
Del 3 av 4: Organisera elektroniska filer
Steg 1. Börja med breda kategorier och bli mer specifik
Precis som med dina fysiska filer vill du börja med de bredaste kategorierna som dina filer passar in i. Om du till exempel är en oberoende entreprenör kanske du vill organisera dina filer efter arbetsgivare. Det vill säga skapa en mapp för var och en av dem. Sedan bör du dela upp dina filer inom varje bred kategori i mindre. Detta innebär att dina arbetsgivarmappar kan delas upp ytterligare i olika mappar som innehåller information om varje projekt med den arbetsgivaren.
- Överväg att vara konsekvent inom varje bred kategori. Detta kommer att göra dina filer lättare att hitta. Till exempel kan du få undermappen för varje projekt att innehålla filer som "projektdokument", "fakturering" och "kommunikation".
- Du kan också organisera mappar i stort sett efter år om det verkar enklare eller mer relevant för dina filer.
Steg 2. Skanna eller ladda ner filer som du inte redan har elektroniskt
Det kan vara fördelaktigt att alla dina filer sparas elektroniskt på ett ställe. Trots den tid som krävs bör du försöka skanna in så många av dina fysiska dokument som möjligt så att de kan sparas elektroniskt och säkerhetskopieras. Se också till att ladda ner alla filer som finns online på andra platser, bara om webbsajten blir otillgänglig när du behöver filerna igen. Organisera dessa filer på samma sätt som alla andra.
Steg 3. Ge dina filer specifika namn
Filnamn ska vara lättbegripliga och unika. Det vill säga att du ska kunna titta på dina filnamn och genast veta vad som finns i dem. Prova att inkludera ett datum, en markör för mapparna som innehåller filen och en individuell beskrivning. Till exempel kan en faktureringsfil som skapades i juni 2016 för din klient X Corp kallas "0616_XCorp_Invoice_2." Detta gör att du kan veta exakt vad filen innehåller utan att ta dig tid att öppna den.
Oavsett vilket system du använder för att namnge dina filer, se till att du gör det konsekvent. När du väl har valt ett system, håll dig till det; Det blir svårt att gå tillbaka och byta namn på alla dina filer senare
Steg 4. Säkerhetskopiera dina filer regelbundet
Den främsta faran med elektronisk arkivering är att din information är känslig för förlust genom en datorkrasch. Var beredd på detta genom att regelbundet säkerhetskopiera dina filer till en online -säkerhetskopieringstjänst, CD -skivor eller en extern hårddisk. Var noga med att märka dessa lagringsenheter så tydligt som du har märkt dina filer. Om du har en extern enhet eller CD -skivor, överväg att förvara dem på ett säkert ställe från din primära bostad för att undvika total förlust av en brand eller naturkatastrof.
Del 4 av 4: Underhåll av ditt arkiveringssystem
Steg 1. Håll koll på ditt system
När du har skapat ditt fyllningssystem vill du fortsätta använda det som du tänkt dig. Att komma för långt efter, ignorera objekt som måste arkiveras eller felaktigt arkivera föremål kan alla ångra det hårda arbete du har lagt ner. Se till att du hänger med i ditt arkiveringssystem för att det ska fungera för dig.
- Ibland kan det vara bra att hålla ordning på ditt system när du letar efter filer som inte är på plats.
- Glöm inte bort att arkivera dina aktiva dokument i arkivlagringsdokumentet.
Steg 2. Ta bort gamla filer
Vissa filer är nödvändiga för att lagra undan under en längre tid. Ditt arkivsystem är dock begränsat och kräver att du regelbundet tar bort filer som inte längre behövs. Regelbunden ogräs av ditt filsystem hjälper till att hålla systemet i ordning och fungera korrekt.
- Många gamla finansiella dokument kommer att behöva lagras i flera år.
- Gamla budgetar, bokslut eller årliga policyer kan behöva lagras i bara ett år.
- Om du tar bort gamla filer skapas utrymme för inkommande dokument.
- Att bli av med filer som inte är nödvändiga gör det lättare att hitta dokument som du behöver.
- Detsamma gäller elektroniska filer. Ta bort alla dubbletter, föråldrade eller onödiga dokument från tidigare projekt.
Steg 3. Arkivera gamla elektroniska filer
Gamla filer som fortfarande är relevanta eller som en dag kan hänvisas till kan arkiveras. Detta innebär att du lagrar dem borta från ditt vanliga arkivsystem men håller dem organiserade och tillgängliga. Överväg att ställa in en ytterligare bred kategori för arkiverade filer. Flytta oanvända filer till den här mappen med undermappens formatering intakt. Om du vill hålla arkiverade filer borta från din filskärm, försök placera ett "z" framför filnamnet så att det går längst ner i din alfabetiska filordning. Du kan till exempel kalla det "z_archive" eller något liknande.
Steg 4. Effektivisera ditt arkiveringssystem
Att få ordning på dina filer och hålla dem på det sättet kan både vara till hjälp när det gäller din personliga organisering. Det kommer dock alltid att finnas utrymme för förbättringar i ditt arkivsystem. När du fortsätter att arbeta med ditt arkiveringssystem, håll utkik efter eventuella förbättringar du kan göra för att göra det ännu mer effektivt.
- Du kanske vill bli av med kategorier som du inte verkar använda.
- Kategorier som verkar vara alltför använda kan behöva delas upp i mindre kategorier.
