Om någon gör dig besviken eller något som gör dig besviken är det helt normalt att känna dig upprörd, frustrerad eller direkt arg. Men ofta är det bästa svaret att vara lugn och samlad så att du kan uttrycka dina bekymmer och besvikelse professionellt. Att uttrycka dig professionellt är inte svårt att göra om du håller huvudet kallt och behåller lugnet. Oavsett om du väljer att kommunicera din frustration via e -post, brev eller personligen, handlar det om att använda rätt språk och uppträda ordentligt.
Steg
Metod 1 av 3: Skicka ett professionellt e -postmeddelande
Steg 1. Använd e-post för att uttrycka besvikelse över ett arbetsrelaterat problem
Om du är besviken på en kollega eller chef är e -post ett bra sätt att uttrycka din besvikelse, samtidigt som du behåller ett digitalt register om framtida problem uppstår. Du kan också skicka ett e -postmeddelande om du tackar nej till ett potentiellt jobb.
- Ett mejl är också ett bra sätt att meddela din besvikelse till din chef om de nekade en begäran om något som en semester eller en idé som du föreslog.
- Även om det kan skada dina känslor är det alltid en bra idé att skicka ett uppföljande mejl efter att ha blivit avvisad för ett jobb.
Steg 2. Skriv en kort och direkt ämnesrad om du skriver ett originalmeddelande
Var kortfattad och ange tydligt vad e -postmeddelandet handlar om i ämnesraden. Undvik att använda en lång mening eller oförskämt språk för att få din e -post att se mer professionell ut så att mottagaren tar det mer seriöst. Välj ett ämne som inte är längre än 5 ord och skriv det i ämnesraden i e -postmeddelandet.
Om du till exempel skriver ett e -postmeddelande till en kollega om en missad tidsfrist kan du inkludera en ämnesrad som ser ut som "Missad leveransdatum"
Notera:
Om du svarar på ett e -postmeddelande, till exempel ett e -postmeddelande om att du avvisades för ett potentiellt jobb, svara på det ursprungliga e -postmeddelandet i stället för att skriva ett nytt så att du har en organiserad registrering av din korrespondens.
Steg 3. Starta din e -post med en professionell hälsning för att ställa in tonen
Öppna din e -post med en formell hälsning så det är klart från början att din e -post är professionell. Välj en hälsning som är lämplig för ditt förhållande till personen. Till exempel, om du är på förnamn med en chef som heter Matthew Smith, kan du starta din e-post som "Kära Matt."
- Om du har en mycket öppen och avslappnad relation med mottagaren kan du säga något som: "Hej Matt."
- Om du skriver ett e -postmeddelande till någon som du aldrig har träffat, börja med "Till vem det kan gälla."
- För gruppmeddelanden med flera mottagare som du vill adressera säger du bara "Alla".
Steg 4. Lägg till en kort trevlighet för att hålla e -posten vänlig
När du hälsat mottagaren gör du den första raden i ditt e -postmeddelande till en kort sida eller ett trevligt utbyte som visar att du är vänlig men professionell. Håll det kort och gå inte över 2 eller 3 rader småprat innan du kommer till köttet i din e -post.
- Försök börja med något som "Jag hoppas att du mår bra" eller "Jag hoppas att det här e -postmeddelandet hittar dig bra."
- Om ditt förhållande är avslappnat med personen kan du nämna en personlig detalj som: "Jag hoppas att du hade det bra på konserten förra helgen."
Steg 5. Ange din besvikelse tydligt i e -postmeddelandet
När du väl har ställt upp scenen för din e -post med en hälsning och en kort trevlighet, gå direkt till affären för att uttrycka din besvikelse. Berätta tydligt för dem hur du känner, men behåll ditt språk formellt och undvik att använda sarkasm, hot eller svordomar så att du verkar så professionell som möjligt. Lista alla dina klagomål och behålla din e -postadress till 1 stycke om möjligt så att e -postmeddelandet är inriktat på det aktuella ämnet.
- Om du till exempel tackade nej till ett potentiellt jobb kan du säga något som:”Jag är ledsen att höra att du bestämde dig för att gå åt ett annat håll. Jag såg fram emot möjligheten, så jag är besviken över beslutet att anställa någon annan.”
- Om du skriver till en arbetskamrat eller anställd för att uttrycka din besvikelse kan du säga något i stil med:”Jag har uppmärksammat att vissa policyer och förfaranden inte har följts ordentligt. Policyn finns av en anledning, så det är en besvikelse att veta att de har ignorerats.”
Steg 6. Håll respekt för ditt språk och din ton under hela e -postmeddelandet
Använd formellt och respektfullt språk för att tydligt förmedla din besvikelse utan att få mottagaren att känna att du personligen attackerar dem. Tänk dig hur skrivandet skulle uppfattas om det lästes av någon annan eller om det blev offentligt och utforma ditt skrivande som en professionell representation av dig själv.
- Om du mailar en anställd eller en chef är det möjligt att din e -post kan delas med andra människor, så det är viktigt att ditt skrivande är respektfullt och professionellt.
- Till exempel, i stället för att säga något som: "Jag förstår inte vad ditt problem är och varför du vägrar att följa proceduren", säg ungefär "Som vi tidigare diskuterat är procedurerna utformade för att hålla alla på samma sätt sida, så de borde följas av alla.”
Steg 7. Avsluta din e -post med en positiv anteckning och en uppmaning till handling
Avsluta din e -post genom att inkludera användbar information som att ställa in ett möte eller bjuda in mottagaren att komma till dig om de har några frågor. Inkludera några positiva anteckningar också. Nämn saker som du är glad över eller beröm personen för något som de har gjort bra så att de känner att du inte bara berömmer dem, utan har deras bästa för ögonen.
- Du kan till exempel säga till din intervjuare:”Men jag är tacksam för möjligheten att intervjua med ditt företag. Meddela mig gärna om något öppnar sig i framtiden!”
- Om du skriver till en anställd eller en arbetskamrat, prova något i stil med:”Jag vet att du har jobbat hårt med det här, jag ville bara uppmärksamma frågorna som jag har så att du kan hålla utkik för eventuella framtida potentiella problem.”
Steg 8. Läs mejlet högt innan du skickar det för att höra hur det låter
Ta en stund att läsa hela ditt mejl högt så att du kan höra tonen i ditt skrivande och korrekturläsa för eventuella stavnings- eller grammatiska fel. Om du hittar några stavfel, felstavningar eller klumpiga språk, fixa det! Om din ton är för mjuk eller för hård, justera språket så att det är professionellt men fast. När du är nöjd med det, skicka det till den det är avsett för.
- Du kan också få en vän eller kollega att läsa igenom din e -post innan du skickar den för att se till att det låter okej.
- Stavfel eller ord som saknas kan verkligen kasta bort ditt e -postmeddelande, så ta dig tid att korrekturläsa ditt skrivande.
Metod 2 av 3: Skriva ett formellt klagomål
Steg 1. Skicka ett brev till ett företag eller om du inte har fått svar
Om du är besviken över en produkt eller ett företags beteende är det mest professionella sättet att kommunicera med dem genom att skriva ett formellt brev som beskriver ditt klagomål. Om du inte har kunnat komma i kontakt med någon på något annat sätt, använd ett formellt brev som en sista utväg för att uttrycka din besvikelse och beskriva dina problem.
Du kan också använda ett brev som ett sista försök att bevisa att du försökte kontakta någon för att diskutera ditt problem med dem
Steg 2. Ange din fråga tydligt i den första meningen
Oavsett vad du är besviken på, gör det klart direkt genom att lägga det i den allra första meningen i ditt brev. Var direkt och koncis och ange ditt problem eller klagomål tydligt och professionellt för att ange tonen för hela ditt brev.
- Om du till exempel skriver till ett företag för att klaga på en policy som påverkade dig kan du börja med "Jag skriver för att uttrycka min frustration och besvikelse över ditt företags returpolicy."
- Om du skriver ett brev till någon du inte har kunnat nå, försök börja med något i stil med:”Jag skriver det här brevet om att du inte svarat på mina frågor om min deposition efter att jag inte har kunnat nå dig via telefon eller e -post.”
Steg 3. Använd brödtexten för att lägga till detaljer och information relaterad till ditt problem
När du har uttryckt din besvikelse och problem, använd resten av brevet för att lägga till specifika detaljer och information för att utöka ditt brev och förklara din frustration. Nämn alla åtgärder du har vidtagit för att lösa ditt problem samt ansträngningar du har gjort för att nå dem för att få hjälp.
Dricks:
Om du har försökt nå ut till dem eller de har lovat att lösa dina problem, ange datumen då du försökte kontakta dem eller de åtagit sig att åtgärda problemet.
Steg 4. Undvik arg, sarkastiskt eller hotfullt språk i ditt brev
Under hela ditt brev, behåll ditt språk och din ton formella och professionella. Använd aldrig svordomar eller hotfullt språk och undvik sarkasm så att ditt skrivande verkar så professionellt som möjligt.
- Om du någonsin måste ta fram ditt brev för ett rättsfall, vill du få dig själv att se så professionell ut som du kan.
- Att förbanna eller använda våldsamt språk får dig att verka aggressiv och oprofessionell.
Steg 5. Inkludera kopior av alla dokument som är relevanta för ditt klagomål
Om du har bilder, kontrakt eller andra dokument som säkerhetskopierar eller bevisar dina påståenden, gör en kopia av dem och bifoga dem till ditt brev. Se till att du hänvisar till dem i ditt brev för att lägga till ännu mer giltighet för alla påståenden du gör.
Till exempel kan du i ditt brev säga något i stil med: "Jag har bifogat bilder på hur den färdiga produkten såg ut, vilket du kan se är långt ifrån tillfredsställande."
Steg 6. Lägg till din kontaktinformation efter din slutsats
Avsluta ditt brev med ett stycke som sammanfattar dina huvudsakliga problem och de åtgärder du vill vidta för att lösa dem. Om du vill att personen eller företaget ska kontakta dig för att försöka åtgärda problemet eller diskutera saken ytterligare, se till att inkludera din kontaktinformation längst ner.
- Skriv under brevet med en formell avslutning, till exempel "Med vänlig hälsning", "Med vänlig hälsning" eller "Respektfullt" följt av ditt namn.
- Ange telefonnumret eller e -postadressen som du vill att de ska använda för att nå dig.
Steg 7. Skicka brevet med certifierad post så det måste signeras
Använd certifierad post eller ett brevleveransalternativ som kräver att mottagaren signerar för det så att du har bevis på att det mottogs. Spara kvittot ifall du någonsin behöver bevisa att du har skrivit ett brev eller lämnat det för ett rättsfall.
Metod 3 av 3: Prata med någon professionellt
Steg 1. Prata med någon direkt om du inte vill ha det på posten
Om du föredrar att uttrycka din besvikelse utan ett pappersspår eller utan att vara orolig för att ditt samtal ska granskas senare är en konversation ansikte mot ansikte vägen att gå. Dessutom tillåter en direkt konversation med någon att mäta deras reaktioner och ger en mer personlig touch.
- Det kan också vara mycket snabbare att helt enkelt prata med någon som du är besviken på.
- Att prata med någon låter dig använda ditt eget kroppsspråk och röstton för att verkligen förmedla din frustration eller besvikelse.
Steg 2. Be personen att träffa dig privat för att diskutera frågan
Prata med personen från andra människor så att du kan uttrycka dig fritt utan att kunna skämma ut dem. Boka ett möte eller be dem att träffa dig någonstans som ett konferensrum, kontor eller till och med ett kafé så det blir mer professionellt.
- Ring dem eller skicka ett mejl för att fråga dem vilken tid och plats som är bäst för dem.
- Om du befinner dig i en situation där du inte kan säga din besvikelse privat, försök att förbli så professionell du kan och hålla lugnet i schack.
Dricks:
Om du behöver prata med dem omedelbart, berätta för dem något liknande:”Har du en snabb stund? Jag behöver prata med dig."
Steg 3. Starta konversationen genom att tacka dem och fråga hur de har det
Innan du börjar uttrycka din besvikelse, ta en stund och tacka personen för att han tog sig tid att träffa dig och mäta deras humör. Fråga dem hur de har det och om de är beredda att prata med dig om problemet. Om de verkar arga eller upprörda, försök att lugna ner dem eller vänta med att prata med dem senare. Om de verkar bra, fortsätt sedan och diskutera ditt problem eller problem.
- Att börja på höger fot hjälper samtalet att gå smidigt och professionellt.
- Du kan till exempel börja med att säga:”Tack så mycket för din tid. Jag kommer inte ta för lång tid, jag behöver verkligen diskutera något med dig.”
Steg 4. Ange ditt klagomål tydligt och direkt
Berätta för personen varför du är besviken över att använda specifikt och känslolöst språk. Var direkt och objektiv och notera alla anledningar till att du är missnöjd, men undvik att berätta dem med en lista över fel. Använd lugnt, professionellt språk för att förmedla dina känslor och undvik att höja rösten eller använda svordomar.
- Skrik och förbannelse får dig bara att verka aggressiv och oprofessionell.
- Berätta till exempel hur du känner utan att bli alltför känslosam. Du kan säga något liknande,”När du gör något sådant får det mig verkligen att känna att du inte bryr dig om hur det påverkar mig, och om jag ska vara ärlig är det sårande och nedslående.
Steg 5. Fråga dem om de har några frågor innan du avslutar ditt möte
När du har uttryckt din besvikelse och förklarat ditt resonemang, ge personen en chans att prata. Fråga dem om de har några frågor till dig eller om de är oklara om något du berättade för dem så att det inte uppstår någon förvirring. Tacka dem sedan igen för att de träffade dig innan du avslutar konversationen.
Om möjligt, erbjud lösningar eller förbättringar för framtiden
Tips
- Skriv aldrig ett mejl, skriv ett brev eller ha en konversation medan du är arg. Ta några andetag för att lugna ner dig innan du börjar så att du har ett tydligt huvud.
- Undvik att ha ett samtal med någon inför andra människor. Vänta tills de är tillgängliga för att prata och träffa dem privat.
